1.409 mails en 17 días

Esos son los que he recibido durante las 2 semanas y pico de vacaciones. Una cantidad absurda y que dice poco de mi productividad, pero analicemos brevemente la información:

  • He recibido mensajes de 346 remitentes distintos.
  • De los 1.409, el 26,90% (379) se podían borrar directamente, ya que se correspondían a errores de respuesta al “out of office” y cosas similares.
  • El 50,75% (715) se correspondían a mensajes, de más de 200 remitentes, de cosas (profesionales/personales) a las que estaba suscrito, de las cuales me he dado de baja en el día de hoy. Bueno, no de todas, me he mantenido en unas 10, las que realmente me interesan.
  • Nos quedan 315 mails (22,35%), de los cuales tendré que ir revisando 192 (13,63%) en estos días, ya que son cosas que me interesan pero no requieren respuesta inmediata.
  • Con lo que llegamos a la cifra de 123, que son los que realmente tenía que mirar. Es decir, el 8,73% de los que he recibido.

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Si seguimos con los números y hacemos un cálculo rápido del tiempo que le voy dedicar a cada uno de estos mails, teniendo en cuenta…

  • 5 segundos, para cada uno de los que hay que borrar.
  • 1 minuto, para cancelar las 200 suscripciones.
  • 3 minutos, para cada uno de los que quiero revisar.
  • 5 minutos, para los que debería realmente contestar.

…llegamos a la bonita cifra de unas 23 horas de trabajo, es decir, casi 3 días. Me sobra una hora, para hacer estos números y escribir el post 😉

Por supuesto, sin tener en cuenta los mails/llamadas que irán llegando en estos días. ¿Qué sentido tiene esto? NINGUNO. Así que habrá que hacer algo, pero ya lo pensaré cuando termine de contestar todo lo pendiente 😉

 

Unos vienen y otros se van

Tras unas semanas de vacaciones, volvemos al tajo con las pilas cargadas y lo primero que me gustaría hacer es dar un par de consejos para aquellos que se van ahora y quieren desconectar:

  1. Quita el correo electrónico del móvil. Y no vale lo de “lo leo, pero no lo contesto”… no, directamente, no lo recibas, no lo leas. La diferencia es importante, ya que el correo electrónico (del que he sido siempre un gran defensor) si no se sabe utilizar correctamente pasa de ser una herramienta productiva a justamente lo contrario, pudiendo incluso afectar  a nuestra forma de respirar. Lee el siguiente artículo y piénsalo: “La apnea del e-mail. O el sorprendente impacto de las pantallas en nuestras vidas”.
  2. Entra en tu zona de confort. Estaréis hartos de oír aquello de que para poder crecer tienes que salir de tu zona de confort, buscar nuevos retos, pensar de forma distinta… algo en lo que estoy totalmente de acuerdo y sobre lo que escribiré en días posteriores, pero… no me vale para los días de descanso. En estos días, aconsejo justo lo contrario 😉

Evidentemente, para poder hacer esto, detrás tienes que tener un gran equipo que te permita desconectar y que todo siga funcionando, por si surgiera alguna eventualidad en este período… o realmente sigues creyendo que “¿Eres imprescindible?”

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Para terminar y volviendo al tema del correo, unos números, en los 23 días que he estado sin mirar el mail:

  • He recibido 1.583 correos, de los cuales 1.101 (69,55%) los puedo borrar directamente, quedando 482 (30,45%) por revisar.
  • Es decir, que de 10 correos que recibo, 7 no valen directamente para nada.
  • Si a los 482 que tengo que revisar le dedico 2 minutos a cada uno, tendré que utilizar 964 minutos, que son unas 16 horas. Es decir: 2 días de trabajo.
  • Si hacemos una división sencilla, con estos datos, podemos llegar a la conclusión recibo unos 69 correos al día (incluyendo fines de semana), de los cuales realmente tendré que prestar atención a 21, pero los otros 48 los tendré que dedicar un tiempo mínimo para poder descartarlos.
  • Supongamos que dedico 0,5 minutos a los que borro y 5 minutos (cifra más realista que los 2 minutos que utilicé antes) a los que tengo que responder, esto me da una cifra de unas 4 horas diarias dedicadas a gestionar el correo electrónico.

¿Esto es realmente productivo?

PD.- Disfrutad de las vacaciones 😉

IBM Verse: ¿y si cambiamos la forma de trabajar?

Siempre he sido un gran defensor del mail, como herramienta de trabajo… hasta que llega el momento en que más que una herramienta de trabajo se convierte en una pesadilla: decenas de mails irrelevantes, conversaciones cruzadas, mensajes en los que no entiendes porqué estás en copia… y una angustia continua al no conseguir el ansiado objetivo del Inbox Zero, que no es exactamente no tener ningún mensaje pendiente, ya que el “zero” se refiere a “la cantidad de tiempo que debe estar tu cerebro en la bandeja de entrada”

Por eso pienso que es más productivo trabajar con redes sociales corporativas, aunque es cierto que dichas herramientas requieren de cierto orden para que no se conviertan en caóticas y poder sacarles todo el provecho. Además, muchas veces, al haber tanta variedad no terminamos de dar con “el producto perfecto” y seguimos trabajando a base de mails.

Recientemente, Google ha sacado Inbox, que es algo más que una bandeja de entrada inteligente, tal y como os cuentan en este artículo: Google lanza nueva App Inbox: Conoce sus ventajas

Pero IBM ha dado un paso más y nos presenta directamente una nueva forma de trabajar, desde el PC o cualquier dispositivo móvil: IBM Verse

¿Y esto qué es? Pues es una forma de combinar las ventajas del correo electrónico, con herramientas de colaboración y analíticas, que nos permite acceder a la información que necesitamos en cada momento de una manera mucho más rápida y efectiva. Aquí va un video:


 
Y por aquí dejo un artículo donde dan algún detalle más: IBM Verse, nuevo correo social inteligente para empresas

¿Ha nacido una nueva forma de trabajar? Bueno, eso tendrá que Verse… 😉

El uso del mail

Que el correo electrónico es una herramienta que ha cambiado nuestra forma de trabajar es algo que no puede discutir nadie, otra cosa es si el uso que le damos es el más adecuado..

Recuerdo hace 15 años que una persona dijo en una reunión informal de trabajo: “esto de mirar el correo electrónico en unos años será algo habitual, como abrir el buzón de tu casa…”. Los demás, algo mayores que él, le miraron con cara de “qué dice el niñito este”… y estaban en lo cierto, porque el hombre se equivocó… ¿¿¿o es que alguien abre el buzón de su casa 15 ó 20 veces al día???

Hoy en día, el tiempo que le dedicamos al mail empieza a ser preocupante, y no lo digo yo, que lo dice, por ejemplo, los señores del “Washington Post”, que son unos señores muy importantes y además lo dicen en inglés, lo que le da más credibilidad aún 😉

http://www.washingtonpost.com/blogs/post-leadership/post/how-much-time-you-really-spend-emailing-at-work/2012/07/31/gJQAI50sMX_blog.html

Según este estudio, dedicamos el 28% de nuestra jornada laboral al correo electrónico y creo que se quedan cortos, porque fuera del horario de oficina, estamos a todas horas con el teléfono, mirando si hemos recibido ese mail superimportante del que depende el futuro de la humanidad, y que no podemos contestar al día siguiente en la oficina, ya que eso podría suponer una hecatombe que acabaría con el mundo que conocemos.

Una de las veces que me fui de vacaciones, activé una respuesta automática que decía algo así: “Estoy fuera hasta el día 31 de agosto de 2015, para cualquier cosa urgente puedes ponerte en contacto con mi compañero fulanito@empresa.com. Y si es algo de vida o muerte, llama al 112”. Y que yo sepa no se murió nadie… 😉

Y que conste que soy un defensor acérrimo del mail y que lo prefiero a las llamadas de teléfono, porque las palabras se las lleva el viento, a pesar de que sé que tiene los inconvenientes de que puede haber malinterpretaciones por los tonos, las expresiones, etc… aún así.

Lo que sí es cierto es que una herramienta que aumentó claramente la productividad, está empezando a ser un problema justo por lo contrario al que hay que buscar soluciones. Y es aquí donde aparecen las redes sociales corporativas, de las que escribiré otro día. De momento, cosas que podemos hacer:

  • Identificar claramente en el asunto de qué va el mail. Algo que me permita saber si le tengo que dar prioridad o dejarlo “para más adelante” (es decir, nunca).
  • Tener claro el grupo de destinatarios. Todos recibimos mails en copia en la que no tenemos nada que aportar y al contrario, a veces somos ignorados en mails que deberíamos haber recibido.
  • Ser claro y conciso en la exposición. Si me tengo que leer un mail varias veces para entender qué me quieren decir, mal vamos…

Y ya sabéis, el mail es una herramienta de trabajo, no sirve para salvar el mundo… ni tú eres la persona adecuada para esa tarea, eso dejémoslo en manos de profesionales 😉