El uso del mail

Que el correo electrónico es una herramienta que ha cambiado nuestra forma de trabajar es algo que no puede discutir nadie, otra cosa es si el uso que le damos es el más adecuado..

Recuerdo hace 15 años que una persona dijo en una reunión informal de trabajo: “esto de mirar el correo electrónico en unos años será algo habitual, como abrir el buzón de tu casa…”. Los demás, algo mayores que él, le miraron con cara de “qué dice el niñito este”… y estaban en lo cierto, porque el hombre se equivocó… ¿¿¿o es que alguien abre el buzón de su casa 15 ó 20 veces al día???

Hoy en día, el tiempo que le dedicamos al mail empieza a ser preocupante, y no lo digo yo, que lo dice, por ejemplo, los señores del “Washington Post”, que son unos señores muy importantes y además lo dicen en inglés, lo que le da más credibilidad aún 😉

http://www.washingtonpost.com/blogs/post-leadership/post/how-much-time-you-really-spend-emailing-at-work/2012/07/31/gJQAI50sMX_blog.html

Según este estudio, dedicamos el 28% de nuestra jornada laboral al correo electrónico y creo que se quedan cortos, porque fuera del horario de oficina, estamos a todas horas con el teléfono, mirando si hemos recibido ese mail superimportante del que depende el futuro de la humanidad, y que no podemos contestar al día siguiente en la oficina, ya que eso podría suponer una hecatombe que acabaría con el mundo que conocemos.

Una de las veces que me fui de vacaciones, activé una respuesta automática que decía algo así: “Estoy fuera hasta el día 31 de agosto de 2015, para cualquier cosa urgente puedes ponerte en contacto con mi compañero fulanito@empresa.com. Y si es algo de vida o muerte, llama al 112”. Y que yo sepa no se murió nadie… 😉

Y que conste que soy un defensor acérrimo del mail y que lo prefiero a las llamadas de teléfono, porque las palabras se las lleva el viento, a pesar de que sé que tiene los inconvenientes de que puede haber malinterpretaciones por los tonos, las expresiones, etc… aún así.

Lo que sí es cierto es que una herramienta que aumentó claramente la productividad, está empezando a ser un problema justo por lo contrario al que hay que buscar soluciones. Y es aquí donde aparecen las redes sociales corporativas, de las que escribiré otro día. De momento, cosas que podemos hacer:

  • Identificar claramente en el asunto de qué va el mail. Algo que me permita saber si le tengo que dar prioridad o dejarlo “para más adelante” (es decir, nunca).
  • Tener claro el grupo de destinatarios. Todos recibimos mails en copia en la que no tenemos nada que aportar y al contrario, a veces somos ignorados en mails que deberíamos haber recibido.
  • Ser claro y conciso en la exposición. Si me tengo que leer un mail varias veces para entender qué me quieren decir, mal vamos…

Y ya sabéis, el mail es una herramienta de trabajo, no sirve para salvar el mundo… ni tú eres la persona adecuada para esa tarea, eso dejémoslo en manos de profesionales 😉

2 comentarios sobre “El uso del mail

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