Vivir sin papeles

No voy a hablar de la inmigración, como podéis imaginaros, sino sobre esos papeles que nos invaden en nuestro día a día: facturas, recibos, comprobantes, tickets, tarjetas de visita…

Desde hace años, soy usuario de Evernote y hace unos días recibí una invitación para un nuevo producto que te permite escanear documentos directamente desde el móvil: Scannable

Con la aplicación podemos capturar cualquier documento desde el iPhone, convirtiéndolo al formato más adecuado y pudiéndolo guardar directamente en Evernote u otros sistemas de almacenamiento: iCloud, Google Drive, Dropbox

.. pero lo que más me ha llamado la atención, aparte de la aplicación en sí, es el escáner que comercializan junto a la misma: ScanSnap Evernote Edition

Lo mejor es verlo en acción:

¡Quiero que este aparato se trague todos mis papeles, pero ya! 😉

Trabajar menos y trabajar mejor

Ya estamos de vuelta… lo primero: ¡feliz 2015 para tod@s!

Y ahora toca hacer los típicos propósitos de inicio de año, aunque en mi caso voy a recuperar los que hice a principio de curso, ya que no he sido capaz de cumplirlos, de momento: trabajar menos y trabajar mejor.

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Es evidente que no son incompatibles, a no ser que seas de esos que piensan que cuántas más horas, mejor trabajas… nada más lejos de la realidad, cumpliendo unos mínimos, por supuesto. Todos sabemos que hay días en los que en 3 horas avanzamos mucho más que otros días en 8 ó 9. En esto, como en la mayoría de las cosas, es más importante la calidad que la cantidad.

¿Y qué podemos hacer para trabajar menos y mejor? Bueno, podéis encontrar por ahí miles de artículos de GTD, eficiencia, gestión del tiempo, trabajar con prioridades, etc… aunque creo que no existe el método perfecto y cada uno tiene que establecer el suyo propio, aquí os dejo algunas de las herramientas que utilizo, que quizás os puedan ser útiles:

  • Evernote: aplicación multidispositivo para el archivo de notas. Fundamental.
  • FacileThings: gestor de tareas para aplicar GTD.
  • 10000ft: herramienta de gestión de proyectos y asignación de recursos.
  • Pipedrive: un CRM simple y visual que te permite gestionar tus oportunidades de venta de manera sencilla.
  • Dropbox: servicio de alojamiento de ficheros muy conocido.

No están todas las que son, pero sí son todas las que están… como veis, vivo en «la nube» y aunque todas tienen una versión «free», a mí también me gusta que me paguen por mi trabajo… 😉

Herramientas de trabajo

Entre las miles de aplicaciones que tenemos hoy en el mercado para hacernos el trabajo más fácil, tenemos que seleccionar algunas, porque es evidente que es imposible utilizarlas todas…

Mis elegidas son estas:

SnagIt: la mejor herramienta para «dar pantallazos». Por favor, estamos en el siglo XXI, olvídate del Paint 😉 Te permite capturar pantallas completas, áreas de la misma, anexar las capturas directamente en un documento Word…

Evernote: te permite hacer anotaciones rápidas, llevar listas de tareas, adjuntar documentos, capturar páginas webs, etiquetarlos y, lo más importante de todo, se sincroniza automáticamente en los distintos dispositivos. En mi caso, PC, iPhone e iPad.

Bamboo Paper: es un bloc de notas digital que utilizo para notar cosas con el iPad, que te permite tener varias libretas (adiós a la búsqueda entre los 200 cuadernos que llevabas a las reuniones) y tiene un servicio de sincronización con Evernote, que te pasa las anotaciones a PDF.

Nuance PDF Converter: esta herramienta te permite pasar documentos a formato PDF, así como hace extracciones de los mismos, combinar varios documentos en uno, etc… Fácil de utilizar y con muchas opciones interesantes.

SignEasy: para insertar tu firma en documentos PDF. No es necesario imprimir el documento, firmar y escanear. Todo directamente en el dispositivo. Muy práctico cuando tienes que firmar algo y estás de viaje, por ejemplo…

Dropbox: uno de los muchos «contenedores» de archivos que hay en la nube. De los que he probado, por ahora, el que más me convence, aunque yo llevo años utilizando también Filesanywhere. Hay otros que uso pero me gustan menos: Google Drive, SugarSync

FreshBooks: herramienta sencilla, en la nube, para generar facturas/presupuestos y controlar los pagos. También te permite imputar tiempos y gastos de viaje. Ideal para freelances o pequeñas empresas, te permite hacer un seguimiento rápido de la facturación.

No están todas las que son pero si son todas las que están 😉

PD.- Lo bueno se paga, aunque todas tienen versiones «free»…