SAP Enable Now : una herramienta para la gestión del cambio

Hace casi un año escribí una entrada sobre SAP Enable Now, con el motivo del lanzamiento/cambio de nombre del producto, y creo que en el momento actual de cambio continuo que vivimos (y lo que está por venir) no está de más refrescar qué es y cómo puede ayudarnos en este proceso de cambio.

SAP Enable Now es un producto que nos permite generar, gestionar, distribuir y consumir contenido de una manera sencilla y eficiente, mejorando los procesos de aprendizaje y facilitando la gestión del cambio.

SAP Enable Now – The Key to Successful Knowledge Transfer

Se puede instalar on-premise u optar por la solución cloud y ambas tienen la misma funcionalidad y los mismos componentes. Detallo brevemente para qué sirve cada uno:

• Instant Producer: permite generar grabaciones rápidas por parte del usuario, para explicar un proceso. Por ejemplo, si quiero explicar a alguien cómo se da de alta un cliente o cómo se crea una factura.

• Producer: en este caso, puedo hacer grabaciones más elaboradas, o bien para procesos más largos o bien porque quiero editar o añadir contenido a dicha grabación.

• Manager: me permite organizar la información generada por la herramienta, así como controlar accesos al contenido, en función de roles y permisos.

• Desktop Assistant: ofrece ayuda al usuario en el momento que la necesita, ya que es capaz de detectar el contexto en el que se encuentra.

• Web Assistant: es similar al Desktop Assistant, pero en este caso integrada con aplicaciones SAPUI5, como son muchas de las aplicaciones de S/4HANA, ofreciéndonos ayudas puntuales o procesos guiados que nos facilitan el aprendizaje.

En resumen, es un producto que me sirve para, haciendo una simple grabación de pantalla, generar documentación en distintos formatos (word, powerpoint, pdf, simulaciones, vídeos, tests, etc… pudiendo utilizar todo ese material desde mi plataforma de aprendizaje, directamente desde la aplicación/transacción o, por ejemplo, para vincularla con mis procesos en Solution Manager.

Por supuesto, puedes personalizar las plantillas de dichos documentos, controlar la distribución y trabajar en varios idiomas.

Hay otras soluciones en el mercado que tienen una funcionalidad similar, pero no están integradas directamente con SAP. Además, SAP Enable Now es una herramienta que puedes utilizar también con otras aplicaciones, que no sean SAP.

La gran ventaja que tiene con respecto a otras, es precisamente esa: la plena integración con los productos SAP.

En definitiva, es una herramienta completa que te ahorra mucho tiempo y te permite trabajar de manera mucho más eficiente. Si eres de la vieja escuela y quieres seguir generando manuales de usuario con Word y el Paint (sí, señores, alguno sigue así), adelante.

Eso sí, piensa un par de cosas: primero, el tiempo que te lleva eso; y segundo, ¿hace cuánto tiempo que no te lees un manual de algo?

Es más, el teléfono que llevas en el bolsillo, ¿venía con manual? Como mucho, traería una “guía rápida” y con eso es suficiente porque su uso es intuitivo y para lo que no es tanto, tiene su propia ayuda contextual integrada en el teléfono o tienes mil recursos en Internet que te servirán de ayuda.

Y me da que cuando llegas a ese punto, es muy probable que encuentres antes un vídeo donde te explican cómo hacer lo que necesitas, que un documento Word con todos los iconos que tienes en el teléfono y mil indicaciones de “pulse aquí”, “siguiente”, “flecha verde”, etc…

En resumen, como mínimo, yo me informaría sobre qué puedo hacer con SAP Enable Now. Después, ya es cuestión de echar números… y horas, porque aunque es una herramienta muy completa, como me gusta decir: “las cosas no se hacen solas” 😉