SAP Concur te lleva de viaje

Otra de las cosas que se comentaron en el SAP Localization Day al que hacía mención en el artículo de ayer fue el tema de SAP Concur

Concur era una empresa americana que llevaba desde 1993 especializada en gastos de viaje y fue comprada por SAP en 2014, como ya he contado alguna vez, por ejemplo en el artículo: SAP Concur: viaje con nosotros

Aquí tenéis el vídeo de la ponencia y debajo algún comentario al respecto de lo que cuentan.

 SAP Concur cubre todo el ciclo del viaje, desde la planificación a la reserva y la liquidación y pago del mismo, con las consiguientes aprobaciones, de una manera automatizada y eficiente. Aquí podéis ver grandes números de la aplicación:

Como sabréis, recientemente SAP Concur ha obtenido la homologación oficial de la Agencia Tributaria, lo que nos permitiría olvidarnos de todos los tickets en papel y la obligación de almacenarlos durante 5 años.

Por cierto, algún día alguien debería explicarme qué se puede ver en un ticket de papel térmico pasados 5 años…

Si bien es cierto, que a día de hoy la solución no está completamente liberada y se llevará inicialmente un programa piloto con una serie de clientes, antes de ponerla en producción para todos los clientes.

El documento deberá ser capturado por la aplicación móvil, se convertirá a PDF, se fijarán una serie de metadatos y se añadirá la firma electrónica. Todo de forma transparente para el usuario, quien una vez digitalizado el mismo, podrá utilizar el comprobante en su informe de gastos.

Aparte de la digitalización de documentos, SAP Concur está trabajando el temas de factura digital y gestión de impuestos, en distintos territorios. Por ejemplo, en España tiene integración con el SII (Suministro Inmediato de Información).

SAP Concur se integra con el propio SAP y con productos de terceros, tanto en la parte específica del viaje como en la de gastos.

A muy alto nivel, lo que hace SAP S/4HANA es enviar los datos maestros a SAP Concur, desde ahí se gestiona todo el ciclo de vida del viaje y una vez que este va a ser liquidado, vuelve a haber integración entre los sistemas, para el pago y la contabilización del mismo.

En SAP España hay un equipo de 10 personas dedicadas a SAP Concur y, a día de hoy, tienen partners tanto para la parte de Travel como para la parte de Expenses, aunque sobre todos son proyectos de implantación globales.

Además, se están cerrando acuerdos locales con empresas de servicios turísticos y financieros, para integrar SAP Concur directamente con su plataforma (Iberia, Renfe…) o sus sistemas de pago (tarjetas, bancos…).

Y por último, a nivel de localización se habló de los Self Updating Country Packs (SUCP), que no dejan de ser paquetes de configuración específicos de país que serán facilitados por SAP, recogiendo las especificaciones de cada uno de los territorios.

Esto de los SUCP se presenta como algo novedoso, pero es algo muy muy muy similar a lo que ya existía en el módulo tradicional de Viajes del ERP (FI-TV-xx), serían las denominadas reglamentaciones de viaje.

Al igual que al hablar del tema de las dietas y su flexibilidad. Me cuesta creer que el sistema sea mucho más completo que lo que ya existía en dicho componente. Esto suponiendo que haya alguien en el mundo que entienda realmente cómo funciona la tabla T706H… 😉

Lo que es cierto es que la apuesta de SAP es clara: para viajes hay que utilizar SAP Concur, ya que es algo que queda explícitamente excluido del nuevo SAP HCM on-premise for S/4 HANA

Podemos hablar si la funcionalidad es mejor o peor pero la realidad es la que es y no creo que merezca la pena discutir sobre ello.

Aparte, ¿realmente pensáis que por muy bueno que sea SAP su proceso de gestión de viajes puede ser mejor que el de una compañía que sólo hace eso desde hace más 25 años? Cuesta creerlo, ¿no?

Otra cosa es el tema de la integración con «nuestro ERP» o que tengamos implantado gastos de viaje en SAP y queramos «migrar» a SAP Concur… eso me da que va a ser un poco imposible «complicado», creo que va a tocar hacer las maletas de nuevo… 😉

¿Quieres controlar de forma eficiente todos tus gastos?

La solución es sencilla: contrata a mi madre. Hace presupuestos al detalle, sin un céntimo de desviación y mantiene a los proveedores a raya 😉

Bueno, si estás buscando una solución más profesional, quizás te pueda valer SAP Spend Management Solutions. ¿Y esto qué es? Pues no es nada más que el nombre bajo el se agrupa el conjunto de soluciones de gestión de gastos de SAP.

  • SAP Ariba: para gestionar toda la relación con los proveedores. Como el SRM, pero de verdad… 😉
  • SAP Concur: para todos los gastos relacionados con los viajes. Me niego a decir «viáticos», lo siento, por muy culto que suene.
  • SAP Fieldglass: para la gestión de subcontratas, personal externo, etc…

¿Y todo esto cómo se integra? Pues, como no podía ser de otra forma, con un bonito vídeo… 😉

El vídeo de mi madre, lo subo otro día… 😉